Mein Werkzeugkasten zur Organisation

08.09.2020

Habt ihr schon mal ein Fahrrad ohne Werkzeug repariert? Oder eine Kommode ohne Schraubenzieher aufgebaut? Wahrscheinlich nicht. Genau wie bei handwerklichen Tätigkeiten, gibt es bei der eigenen Organisation und im Zeitmanagement Werkzeuge, die euch dabei helfen nichts zu vergessen und immer einen Überblick zu haben. Je nachdem, was ihr erreichen wollt, funktionieren natürlich unterschiedliche Werkzeuge. Ich bringe euch hier eine Liste meiner fünf Werkzeuge mit, die mir dabei helfen organisiert zu bleiben.

Kalender

Wohl die einfachste und schnellste Möglichkeit, um die eigenen Termine im Blick zu haben. Ich nutze meinen Kalender digital, da ich so für mich flexibler planen kann und ihn automatisch immer dabei habe. Auch wiederkehrende Termine oder Termine weit in der Zukunft kann ich hier für mich besser eintragen. Außerdem kann ich verschiedene Unterkalender mit verschiedenen Farbgebungen wählen und so auch besser priorisieren. Ich plane in meinem Kalender vor allem feste Termine und lasse den Rest leer und fülle ihn selbst mit den Aktivitäten, die ich dann erledigen möchte. Was ihr auch ausprobieren könnt, ist Calender Blocking, wo ihr alle Aktivitäten eures Tages in eurem Kalender plant. Wenn ihr mehr darüber wissen wollt, schaut euch doch dieses Video von Amy Landino an (englisch), die eine Menge Tipps und Tricks dazu hat.

To-Do-Listen

Meine To-Do-Listen sind wohl so etwas wie meine persönliche Assistentin, die mir dabei hilft mehr Dinge geschafft zu kriegen und bessere Entscheidungen zu treffen. Ich LIEBE mein To-Do-System. Todoist gibt mir die Möglichkeit so zu tun, als wäre ich erwachsen und hätte alles im Griff. Ich mache mir wiederkehrende Einträge für Arztbesuche, fürs Putzen und zum Bettwäschewechseln, aber habe auch allgemeine Ideenlisten, private Projekte und so viel mehr in dieser App. Dabei kann ich priorisieren, meine Aufgaben planen und jederzeit auf andere Tage verschieben und sehr einfach neue Aufgaben eintragen. Ich schwöre darauf Aufgaben so schnell wie es geht aus dem Kopf zu bekommen, um den Fokus auf die wichtigen Dinge im Moment lenken zu können. Wen die Apps und die Auswahl erstmal überwältigen, der fängt am besten einfach auf dem Papier an. Übrigens: Zu Todoist und wie ich es genau für mich nutze, folgt in den nächsten Wochen noch ein Beitrag, also bleibt gespannt!

Notizen

Kochrezepte, Buchungsbestätigungen oder Notizen für den neuen Blogbeitrag - das alles findet sich in meinen Notizen. Auch hier setze ich auf die digitale Variante, die ich eh immer mit mir herumtrage. Meine Wahl fiel hier auf OneNote, wobei Evernote, Notion oder AppleNote am Ende des Tages ähnliches tun. Ich nutze meine Notizen als einen Ort für Ideen, zur Ablage von Rechnungen oder Bestätigungen aus Mails, für Kochrezepte, als Linksammlung zu bestimmten Themen und allem, was mir sonst noch einfällt. Es ist wahrscheinlich immer gut einen gesammelten Denk- und Ideenraum zu haben und digital geführt ist es zusätzlich noch hilfreich, dass er durchsuchbar ist. Seit März genieße ich dabei auch die Kombination mit meinem Grafiktablet, durch das es fast genauso einfach wie auf Papier wird schnell Ideen und Skizzen zu machen.

Journal

Seit ich das Buch "Make Time" von Jake Knapp und John Zeratsky gelesen habe, bin ich quasi aus Versehen in die Gewohnheit des Journalschreibens gekommen. Die Art des Journaling, bei der man einfach darauf losschreibt, hat bei mir nicht funktioniert und so sieht mein Journal eher aus wie eine Art täglicher Check-in mit mir selbst. Ich setze mir am Anfang des Tages ein Highlight (ein Konzept aus dem Buch) und tracke dann am Abend, wie mein Fokus, meine Energie usw. waren. Irgendwie ist es also auch eine Art dauerhaftes Selbstexperiment, mit dem ich versuche bessere Entscheidungen für die Zukunft zu treffen. Aber ich schreibe auch ein paar Worte zu meinem Tag und zu Dingen, die nicht so gut waren und mind. eine Sache, für die ich an dem Tag dankbar bin. Dabei nutze ich tatsächlich ein analoges Notizbuch, da ich so auch flexibel meine Abfragen an mich selbst ändern kann und auch klar gegeben ist, dass ich eine Seite pro Tag nutze. Eine andere Art für ein Dankbarkeitstagebuch, das ich allerdings leider nur unregelmäßig führe, ist das "5 Minute Journal" als App, in der man morgens und abends kleine Abfragen zum Tag bekommt. Besonders schön an der App finde ich, dass man auch täglich ein Bild einfügen kann.

Gewohnheiten tracken

Jetzt kommen wir wohl zur Schleifmaschine der Organisationswerkzeuge, denn Gewohnheiten formen unseren Alltag mehr als man denkt. Ein schöner Vergleich aus dem Buch "Atomic Habits" von James Clear (sehr zu empfehlen!) ist, dass wenn man sich im Jahr jeden Tag um 1% verbessert, man am Ende des Jahres 37 Mal besser ist als am Anfang. Mir fällt auch immer auf, dass wenn ich am Anfang des Tages gesunde Entscheidungen aus Gewohnheit treffe, wie z.B. meinen morgendlichen Spaziergang zu machen, es mir den Rest des Tages viel einfacher fällt auch gesündere Entscheidungen zu treffen. Doch Gewohnheiten aufzubauen, ist gar nicht so einfach. Jeder, der am Anfang eines Jahres sich vorgenommen hat mehr Sport zu machen oder mit dem Rauchen aufzuhören kennt es: Nach anfänglicher Motivation ist es spätestens im Februar doch einfach bequemer auf der Couch sitzen zu bleiben. Gewohnheiten aufzubauen bzw. zu brechen dauert Wochen bis Monate oder sogar Jahre. Eine visuelle Motivation ist dabei der Gewohnheitstracker, bei dem man täglich einträgt, ob man eine Gewohnheit gemacht hat oder nicht. Ich persönlich mag es diesen immer sichtbar zu haben und habe ihn daher immer auf meinem Whiteboard in meinem Zimmer, aber es gibt auch viele Apps, die dasselbe machen. So hat man jeden Tag ein Feedback, dass einem zeigt, dass man Fortschritt macht. Auch zum Thema Gewohnheiten aufbauen und mehr zum Buch "Atomic Habits" plane ich in den nächsten Wochen noch einen weiteren Blogbeitrag.

Mit diesen Werkzeugen kann ich meinen Alltag besser planen und kann besser Entscheidungen über meine Zeit treffen. Auch wenn ich einige Apps und digitale Tools vorgestellt habe, gibt es wie bei den IKEA-Möbeln der kleine Inbusschlüssel immer eine Möglichkeit, die mitgeliefert wird: Startet einfach mal auf Papier!
Ich hoffe, dieser erste Einblick konnte euch weiterhelfen. Bis zum nächsten Mal!