Eine Liebeserklärung an mein To-Do-System

18.10.2020

Früher habe ich mir alle Aufgaben auf eine Liste geschrieben. Dann habe ich mich gewundert, warum ich das Gefühl hatte nie fertig zu sein und immer weiter produktiv sein zu müssen. "Ich kriege ja doch nichts geschafft!", dachte ich und machte mich selbst weiter runter. Dabei war es einfach ein falsches To-Do-System. Ein System, das mir sagte, dass ich immer noch Dinge habe, die ich erledigen muss und die ich jetzt erledigen sollte. Heute sehe ich immer nur die Dinge, die ich auch heute machen muss und weiß gleichzeitig, dass alle anderen Aufgaben notiert sind und dann auftauchen, wenn ich sie erledigen muss.
Mein To-Do-System ist mittlerweile der wichtigste Bestandteil meiner Organisation und ich erfreue mich an jedem Haken, den ich für eine erledigte Aufgabe setze. Hier zeige ich euch wie es aussieht und wie ich es nutze.

Wie schon im Blogeintrag "Mein Werkzeugkasten zur Organisation" beschrieben, nutze ich für meine To-Dos privat die App Todoist und ich liebe Todoist.
In der Strukturierung und Hierarchisierung ist es sehr einfach zu benutzen. Man kann Projekte und Unterprojekte anlegen und diese auch nochmal in verschiedene Abschnitte unterteilen. Ich habe z.B. ein Projekt für Uni und dann nochmal ein Unterprojekt für jedes Modul, das ich im jeweiligen Semester belege. Dann habe ich noch ein Projekt namens "Adulting 101" für alles, was mit Erwachsensein zu tun hat: Putzen, Arzttermine und Kündigungsfristen für Abos. Zudem gibt es ein Projekt für meine Ziele, wo ich Gewohnheiten wie Sport eintrage und Unterprojekte, in denen jeweils Ideensammlungen für kleinere Projekte sind oder auch das Projekt für diesen Blog.
Dann nutze ich auch noch ein paar weitere Projekte für Wunschlisten, Geschenklisten, Einkaufslisten etc., also eher etwas außerhalb des Typs "zu erledigende Aufgabe mit Priorität und Deadline". Trotzdem habe ich sie in Todoist, da ich so alles auf einen Blick habe und - weil es so einfach ist Dinge in Todoist einzutragen. Über das Widget auf dem Smartphone oder mit einem Klick in der Desktop-App kann ich neue Aufgaben erstellen und mit Kürzeln wie '#' für das Projekt oder der natürlichen Erkennung eines Datums als Deadline sofort alle relevanten Daten zu der Aufgabe eintragen. So muss ich diese Aufgaben nicht mehr im Kopf haben und weiß, dass ich automatisch zum passenden Zeitpunkt daran erinnert werde.
Vielleicht habt ihr auch schon mal erlebt, dass ihr ineffizienter arbeitet, wenn ihr wisst, dass ihr noch etwas anderes erledigen müsst. Dieses Phänomen bezeichnet man als den Zeigarnik-Effekt, benannt nach dem Psychologen, der es 1927 entdeckt hat. Daher ist meine Empfehlung immer, eine Aufgabe sofort dann aufzuschreiben, wenn sie in den Kopf kommt, um danach den Fokus auf die Aufgabe zu haben, die man gerade erledigen möchte. Außerdem lasse ich mir immer nur die relevanten Aufgaben für den Tag anzeigen, kann für meine Planung aber auch die Aufgaben der Woche anzeigen lassen.
Ein weiterer Vorteil bei Todoist ist, dass man wiederkehrende Aufgaben eintragen kann, z.B. "jeden Sonntag Staubsaugen". So wird man immer dann daran erinnert und muss die Aufgabe nicht immer wieder neu eintragen. Viel weiter möchte ich hier aber nicht auf die Features von Todoist eingehen, sondern euch einfach selbst ausprobieren lassen, wie die App für eure Bedürfnisse funktionieren kann. Ich bin seit ich vor ca. 2 Jahren angefangen habe Todoist zu nutzen bei der kostenlosen Version geblieben. Vielleicht braucht ihr aber in eurem Alltag auch mehr Funktionen, wie das Hinzufügen von Notizen, die nur in der Premium-Version enthalten sind.

Wie kommen die Aufgaben in meinen Tag?

Wie entscheide ich nun, welche Aufgaben ich wann erledige? Dazu müssen wir uns erstmal anschauen, wie meine Priorisierung funktioniert. Ich priorisiere nämlich nicht nach Wichtigkeit, sondern nach Aufmerksamkeit. Das bedeutet, dass die Aufgaben, die besonders viel Fokus brauchen, wie z.B. einen Blogeintrag zu schreiben oder an meiner Bachelorarbeit zu arbeiten die höchste Priorität bekommen. Aufgaben, die weniger Aufmerksamkeit brauchen , wie eine kurze Recherche haben Priorität 2. In Priorität 3 kommen bei mir größtenteils Hausarbeiten oder kleinere Gewohnheiten, wie jeden Tag 10 Minuten zu lesen. Es ist nicht so, dass es mir nicht wichtig ist, sie verlangen nur nicht aktiv mein logisches Denken (je nachdem, was ich lese). Für meine Aufgaben habe ich nicht bestimmte Zeiten geblockt, in denen ich die Aufgaben erledige, sondern entscheide spontan, was ich erledigen möchte und wofür ich gerade Energie habe. Ich weiß von mir selbst, dass ich mich morgens am besten konzentrieren kann, also mache ich dort die Aufgaben mit Priorität 1. Andererseits lese ich auch gerne morgens oder mache einen Spaziergang als Teil meiner Morgenroutine, also sind diese Aufgaben dann auch erledigt, obwohl sie "nur" Priorität 3 haben. Mit dem Erledigen kleinerer Aufgaben hat man aber schon mal das Gefühl produktiv zu sein und geht mit gutem Gefühl auch an größere Aufgaben. Im allseits bekannten Nachmittagstief versuche ich dann nach und nach die restlichen Aufgaben abzuarbeiten mit dem guten Gewissen, dass ich die fokusintensiven Aufgaben zu diesem Zeitpunkt meistens schon abgearbeitet habe.
Diese Priorisierung nach Aufmerksamkeit hilft mir dabei meinen Tag zu strukturieren und ich weiß auch ohne eine Markierung, dass es mir wichtig ist zu lesen oder meine Hausarbeit erledigt zu haben. Nicht für jeden wird diese Priorisierung funktionieren und wer gerne Hausarbeit prokrastiniert, sollte es vielleicht auch als erste Aufgabe des Tages mit höchster Priorität erledigen. Mir gibt diese Priorisierung aber eine gute Strukturierung und Flexibilität für den gesamten Tag.

Insgesamt sind wohl die wichtigsten Punkte an meinem To-Do-System für mich, dass ich alle Aufgaben an einem Ort habe und sie schnell aus meinem Kopf bekomme und, dass ich nur die Aufgaben angezeigt bekomme, die für mich an diesem Tag wichtig sind. So bin ich nicht von meinen Aufgaben überwältigt und muss nicht dauernd über Aufgaben nachdenken, die ich noch erledigen will. Todoist funktioniert für mich dabei als Helfer, der mir meine Aufgaben passend zusammenstellt, wie ein kleiner Roboter. Ich liebe mein To-Do-System einfach für den Fokus, die Gelassenheit und die Flexibilität, die ich in der Gestaltung meiner Zeit habe. Ob für euch nun Todoist genauso gut funktioniert oder ihr ein anderes Helferlein findet - es lohnt sich, die eigene To-Do-Liste mal zu überdenken und statt sich von ihr fertig machen zu lassen, sie sich zum Freund zu machen.